Compliance

Mit Fairness, Vertrauen und Verlässlichkeit ans Ziel Unsere CEWE-Gruppe ist der führende Foto-Dienstleister und Technologieführer im industriellen Fotofinishing in Europa. Unser Ziel ist es, diese Spitzenposition zu verteidigen und auszubauen. Dies wollen wir ausschließlich durch Leistung, Ehrlichkeit und ordnungsgemäße Geschäfte erreichen. Im Mittelpunkt unseres Handelns stehen Kundenorientierung, die Qualität unserer Produkte, höchste Innovationskraft und der gute Ruf unserer Unternehmensgruppe. Unsere Reputation ist eine wesentliche Grundlage für einen erfolgreichen Wettbewerb. Die CEWE-Gruppe handelt als Unternehmen jetzt und in Zukunft verantwortlich, strategisch klug und kostenbewusst. Sie legt Wert darauf, mit qualifizierten Mitarbeitern und hochwertigen Produkten zu überzeugen. Dazu gehört eine konsequente Bindung unserer Mitarbeiter, die auch im privaten Leben Verantwortung tragen. Jeder leistet dazu einen grundlegenden Beitrag. Wir fühlen uns einer gerechten Arbeitswelt verpflichtet; unsere Mitarbeiter sind für uns das wich­tigste Kapital.

Unternehmergeist und Führungsverständnis Unsere Unternehmenskultur ist von Partnerschaft und Achtung vor dem Einzelnen geprägt. Gut informierte und motivierte Mitarbeiter, die sich mit dem Unternehmen und seinen Grundwerten identifizieren, sind die Garanten für Qualität, Effizienz, Innovationsfähigkeit und Wachstum. Unser partnerschaftli­ches Führungsverständnis beruht auf gegenseitigem Ver­trauen, Respekt vor jedem Einzel­nen und dem Prinzip der Delegation von Verantwortung. In der Gruppe besteht der klare Wille zur Mitarbeiterbindung. Geschäftsführung, Vorgesetzte und Mitarbeiter sind der Überzeugung, dass eine Vereinbarkeit von Beruf und Familie erstrebenswert ist. Unsere Mitarbeiter haben größt­mögliche Freiräume und nehmen im Rahmen ihrer Verant­wortung sowohl an Entscheidungsprozessen als auch am wirtschaftlichen Erfolg des Unter­nehmens teil. Die Unternehmen unserer Gruppe werden von Geschäftsführern und Verantwortlichen geleitet, die unternehmerisch denken und handeln. Sie genießen weit reichende Unabhängigkeit und tragen umfassende Verant­wortung. Dem entspricht, dass wir von unseren Mitarbeitern Iden­tifikation mit den Zielen und Loyalität gegenüber den Interessen des Gesamtunternehmens erwarten.

Geschäftspartner und Wettbewerb Das Verhältnis zu unseren Geschäftspartnern ist durch Vertrauen und Fairness geprägt und beruht auf Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit. Wir sind verlässliche Partner und er­warten, dass in allen Belangen des Geschäfts die geltenden Gesetze und Vorschriften be­achtet werden. Daher akzeptieren wir keinerlei Verhalten, das unsere Integrität in Frage stellt oder gefährdet. Wir fühlen uns einem fairen Wettbe­werb verpflichtet und setzen dabei auf innovative Qualität und Leistung. Rechtswidrige Absprachen oder Scheinangebote lehnen wir ab. Daraus folgt, dass wir Aufträge weder durch das Gewähren noch durch das Anbieten von unberechtigten Vorteilen erlangen wollen.

Gesellschaftliche und soziale Verantwortung Unsere Gesellschafter verstehen Eigentum auch als Verpflichtung gegenüber der Gesell­schaft. Sie sehen das Unternehmen in der Marktwirtschaft dadurch legitimiert, dass es einen Leistungsbeitrag für die Gesellschaft erbringt. Unsere Unternehmensgruppe und ihre Mitarbeiter achten Recht und Gesetz. Sie verhalten sich nach innen und außen stets verantwortungs­bewusst und lassen sich von ethischen Grundsätzen leiten. Diese sind insbesondere Ehr­lichkeit, Integrität, Loyalität, Fairness, Toleranz und Offenheit. Dem Schutz unserer Mitarbeiter und der Umwelt füh­len wir uns in besonderer Weise verpflichtet und werden ihm durch Nachhaltigkeit gerecht. Dazu gehören auch die soziale Verantwortung des Unternehmens sowie die Einhaltung höchster ethischer Vorgaben. Dies wird auch in der strikten Ablehnung von Produkten, die mittels Kinderarbeit erstellt wurden, deutlich.

Verpflichtung Unsere Geschäftsgrundsätze unterliegen einem ständigen Prozess der kritischen Überprü­fung und Weiterentwicklung. Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie sich an diesen Zielen und Grundwerten ausrichten und stets danach handeln. Führungskräften kommt dabei eine herausgehobene Verantwortung und besondere Vorbildfunktion zu.

Transparente und verantwortungsvolle Geschäftsführung Dieser Verhaltenskodex ist eine verbindliche Richtlinie für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens sowie aller Tochtergesellschaften. Soweit nationale Gesetze den ausländischen Tochtergesellschaften strengere Regelungen vorschreiben, gehen diese vor.

Der Verhaltenskodex beruht auf unseren ethischen Werten und den darauf fußenden Geschäfts­grundsätzen, die von Integrität und Loyalität geprägt sind. Als ehrliche Unternehmer fühlen wir uns den höchsten ethischen Standards verpflichtet. Eine große Verant­wortung besteht ge­genüber unseren Kunden. Unsere Kunden wie auch unsere Geschäftspartner können uns ver­trauen. Dieses beinhaltet insbesondere, dass wir uns stets an Recht und Gesetz halten, einen fairen Wett­bewerb führen und verläss­liche Partner sind. Wir sind überzeugt, dass sich nur auf diese Weise die Wettbewerbsfähigkeit und damit Beschäftigung und wirtschaftlicher Erfolg dauerhaft sichern lassen.

Der Verhaltenskodex kann und will nicht alles regeln. Er enthält Grundsätze und Mindeststandards, die für alle Mitarbeiter gleichermaßen bin­dend sind und gelebt werden müssen. Darüber hinaus wollen wir alle, die mit uns zusammenarbeiten, ermutigen, sich diese Grund­sätze ebenfalls zu Eigen zu machen.

Der Verhaltenskodex dient der Umsetzung unserer Verhaltensgrundsätze:

Integrität und rechtmäßiges Verhalten bestimmen unser Handeln. Unser Handeln ist davon geprägt, die Spitzenposition der CEWE–Gruppe als Europas führender Foto-Dienstleister zu sichern und auszubauen. Unsere Geschäftsbeziehungen sind sachbezogen und frei von unlauteren Methoden. Konflikte zwischen den Interessen der CEWE–Gruppe und privaten Interessen vermeiden wir. Mit Geschäftsinformationen oder Betriebsgeheimnissen gehen wir vertraulich um. Wir dulden keinen Missbrauch der eigenen Position zu persönlichem Vorteil, zugunsten Dritter oder zum Nachteil der CEWE–Gruppe.

1. Grundsätze im Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern CEWE erwartet, dass alle Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner fair behandelt und ihre Rechte sowie ihre Privatsphäre respektiert werden. Eine unterschiedliche Behandlung wegen des Geschlechts, der Rasse, einer Behinderung, der Herkunft, der Religion, des Al­ters oder der sexuellen Identität darf nicht erfolgen.

Das Unternehmen duldet keine sexuellen Belästigungen. Ebenso wenig tolerieren wir sogenanntes Mobbing. Anzeichen hierfür sind insbesondere Verleumdungen eines Mitarbeiters oder seiner Familie, Verbreiten von Gerüch­ten, Drohungen, Erniedrigungen, Beschimpfungen, Schikanen, ehr­verletzende oder unwür­dige Behandlungen durch Vorgesetzte oder Kollegen sowie absicht­liches Zurückhalten von arbeitsnotwendigen Informationen. Betroffene haben ein Anrecht, von den Ansprechpartnern, wie Vorgesetzten, Betriebsrat oder dem Personalbereich dazu angehört und ernst genommen zu werden.

2. Vermeidung von Interessenkonflikten 2.1 Grundsätze

Private und geschäftliche Interessen sind strikt zu trennen. Geschäftliche Verbindungen oder Kontakte dürfen weder zum eigenen oder fremden Vorteil genutzt werden noch zu einem Nachteil des Unternehmens führen. Bei der Möglichkeit oder der Gefahr von Interessenkon­flikten haben Mitarbeiter sich im Zweifel an ihren Vorgesetzten zu wenden. Sie haben sich bei ihm, dem Personalbereich oder dem Compliance-Beauftragten Rat und Hilfe einzuholen. Jeder Mitarbeiter kann sich insoweit auch an den Betriebsrat oder den Ombudsmann wenden. Um Interessenkollisionen zwischen Unternehmen und Privatbereich auszuschließen, sollten Unternehmensangehörige grundsätzlich davon Abstand nehmen, Geschäftspartner der CEWE–Gruppe für private Zwecke zu beauftragen. Sollte sich im Nachhinein ergeben, dass ein Geschäftspartner der CEWE– Gruppe für private Zwecke beauftragt wurde, ist dies unverzüglich dem Compliance Beauftragten anzuzeigen.

2.2 Interessenkonflikte durch Nebentätigkeiten

Mitarbeiter von CEWE sind verpflichtet, die Ausübung jeglicher Nebentätigkeiten dem Personalbereich/Vorstand genehmigen zu lassen. CEWE wird die Zu­stim­mung zur Ausübung einer Nebentätigkeit verweigern oder widerrufen, wenn Anhalts­punkte vorliegen, dass durch die Nebentätigkeit die Erfüllung arbeitsvertraglicher Aufgaben­stellun­gen beeinträchtigt und/oder gesetzliche oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verletzt wer­den. Um Interessenkonflikte auszuschließen, ist eine Nebentätigkeit für einen Wettbewerber oder einen anderen Geschäftspartner grundsätzlich nicht gestattet.

2.3 Interessenkonflikte durch Beteiligungen

Wesentliche Beteiligungen an anderen Unternehmen im direkten geschäftlichen Umfeld (hierzu zählen insbesondere Wettbewerber, Kunden und Lieferanten) sind nur mit aus­drücklicher schriftlicher Genehmigung des Vorstands von CEWE erlaubt. Wesentliche finanzielle Beteiligungen enger Familienangehöriger an einem Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten sind anzuzeigen.

3. Umgang mit erhaltenen Zuwendungen Hersteller und Lieferanten sind allein auf Basis eines lauteren Wettbewerbs und unter Be­rücksichtigung der Kriterien Preis, Qualität und Eignung ihrer Leistung auszuwählen. Dies gilt in gleicher Weise für andere Geschäftspartner und Dienstleister. Es ist den Mitarbeitern der CEWE-Gruppe untersagt, von Dritten, zu denen die CEWE-Gruppe eine Geschäftsbeziehung anstrebt oder unterhält, Vorteile zu fordern, sich versprechen zu lassen oder diese anzunehmen.

3.1. Geschenke oder andere Zuwendungen

Sonstige Zuwendungen sind z.B. finanzielle Anreize, die unentgeltliche und verbilligte Überlassung von Gegenständen zum Gebrauch, Rabatte Einladungen zu Urlaubsreisen oder kostenlose Eintrittskarten zu besonderen Events. Geschenke sind von CEWE Mitarbeitern grundsätzlich abzulehnen. Sollte dies aus Gründen der Höflichkeit nicht möglich sein, sind diese Geschenke unverzüglich dem Vorgesetzten, dem Personalbereich oder dem Compliance-Beauftragten zu übergeben. Sie werden für Sachspenden an gemeinnützige Organisationen oder Versteigerungen im Mitarbeiterkreis oder sonstigen Unternehmenszwecken verwandt. Die Offerte von sonstigen Zuwendungen ist dem zuständigen Vorgesetzten anzuzeigen und zu dokumentieren. Abweichungen von dieser Regelung können durch die Geschäftsleitung in Ausnahmefällen genehmigt werden.

Die Annahme von Bargeld ist ausnahmslos untersagt.

Private Reisen, die mit Geschäftsreisen verbunden sind, oder Geschäftsreisen dürfen nicht auf Kosten von Geschäftspartnern oder Dritten erfolgen. Solche Reisekosten sind aus­nahmslos entsprechend den geltenden Reisekostenregelungen abzurechnen.

3.2 Geschäftsessen und Einladungen

Geschäftsessen, die nach Anlass, Art, Häufigkeit und Umfang geschäftsübliche Bewirtungen darstellen, d.h. berechtigten geschäftlichen Zwecken dienen, sind zulässig, wenn eine Einla­dung freiwillig und in einem angemessenen Rahmen der gewöhnlichen Zusammenarbeit erfolgt. Dabei sollte aber bereits jeder Eindruck einer regelwidrigen Beeinflussung bezüglich geschäftlicher Entscheidungen vermieden werden. Die insoweit notwendige Sensibilität wird von allen Mitarbeitern erwartet.

Einladungen durch Geschäftspartner oder Dienstleister zu sonstigen Veranstaltungen (z.B. Sport-, Kulturveranstaltungen, Hausmessen, Produktinformationsveranstaltungen, Semina­re, Fortbildungen usw.) sind nur zulässig, wenn sie nach Art und Umfang angemessen und nach objektiver Betrachtung geschäftsüblich sind. Sie bedürfen jedoch in jedem Einzelfall und im Voraus der Genehmigung des Vorgesetzten. Grundsätzlich sind die hierbei anfallenden Reisekosten und Kosten der Unterkunft durch CEWE zu tragen.

Mitglieder der Geschäftsleitung können Einladungen zu Veranstaltungen einschließlich angemessener Bewirtung annehmen und aussprechen, wenn die Ausrichtung geschäftlich veranlasst ist und dem Interesse der CEWE-Gruppe dient.

4. Zuwendungen an Geschäftspartner Es dürfen keine finanziellen oder andere Vorteile an Geschäftspartner gewährt werden, die das geschäftliche Urteilsvermögen des Beschenkten beeinträchtigen bzw. zu einem Interessenkonflikt führen können.

4.1 Geschenke oder sonstige Zuwendungen an Dritte

Sonstige (insbesondere finanzielle) Zuwendungen an Geschäftspartner dürfen nicht angeboten, versprochen oder gewährt werden. Geschenke dürfen im üblichen Kontext einer Geschäftsbeziehung und einem angemessenen materiellen Umfang gemacht werden. Sie dürfen vom Beschenkten nicht als Vorteil empfunden werden, mit dem seine geschäftlichen Entscheidungen im Sinne einer Bevorzugung des Zuwendenden beeinflusst werden könnten. Geschenke dürfen grundsätzlich im Kalenderjahr pro Person einen Wert von € 50,00 nicht überschreiten. Abweichungen von dieser Regelung müssen vorab durch die Geschäftsleitung genehmigt werden und sind dem Compliance-Beauftragten zu melden.

4.2 Bewirtung

Geschäftsessen, die nach Anlass, Art, Häufigkeit und Umfang geschäftsübliche Bewirtungen darstellen, d.h. berechtigten geschäftlichen Zwecken dienen, sind zulässig. Einzelheiten hierzu sind in den Spesenregelungen getroffen.

4.3 Verhalten gegenüber Behörden und Amtsträgern

Inhaber politischer Ämter und Vertreter von Behörden oder öffentlichen Institutionen (Amts­träger) sind dem Allgemeinwohl verpflichtet. Daher sind lediglich angemes­sene und anlassbe­zogene Geschenke, die anerkannten sozialen Höflichkeitsregeln entspre­chen und den Re­spekt vor dem Amt oder der politischen Aufgabe nicht tangieren, zu­lässig (z. B. Blu­menstrauß oder Flasche Wein zum Geburtstag, zum Dienstjubiläum, aus Anlass des Ausscheidens aus dem Amt).

5. Spenden/Sponsoring Die CEWE-Gruppe beteiligt sich mit Spenden zu gemeinnützigen, sozialen, kulturellen, sportlichen und wissenschaftlichen Zwecken im geschäftsüblichen Umfang am sozialen und gesellschaftlichen Leben. Sie leistet weder unmittelbar noch mittelbar Spenden an politische Parteien oder parteinahe Stiftungen.

6. Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität und Korruption CEWE wendet sich gegen alle Formen von Korruption und damit verbundene Straftaten. Korruption wird von unserem Unternehmen strikt abgelehnt und nicht tole­riert.

Unter Korruption versteht man umgangssprachlich den Missbrauch anvertrauter Macht zu persönlichem Eigennutz. Strafrechtlich sind dies die Delikte der Bestechung, der Bestech­lichkeit, der Vorteilsannahme und der Vorteilsgewährung (§§ 331 – 335 des Strafgesetz­buchs). Auch Bestechung und Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr sind strafbare Handlungen, die mit Geldstrafe oder mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren, in schweren Fäl­len bis zu fünf Jahren, bedroht sind (§§ 299, 300 Strafgesetzbuch).

CEWE bekämpft Korruption durch geeignete organisatorische Maßnahmen und per­sonelle Regelungen präventiv. Daneben unternimmt das Unternehmen alles, um Korruption und damit verbundene kriminelle Handlun­gen aufzudecken und ohne Ansehen der Person zu verfolgen.

Mitarbeiter, die einem Bestechungsversuch ausgesetzt sind, haben dies ihrem Vorgesetzten und/oder dem Compliance-Beauftragten unverzüglich zu melden.

Mitarbeiter, die einen Verdacht auf Korruption oder andere kriminelle Handlungen oder schwerwiegende Unregelmäßigkeiten haben, sollen diesen Verdacht melden. Ansprechpartner dafür sind neben den unmittelbaren Vorgesetzten der Compliance-Beauf­tragte und der von dem Unternehmen berufene Ombudsmann für Korruptionsbekämpfung. Er nimmt Hinweise auf mögliche Korrupti­onssachverhalte entgegen, die er aufgrund seiner anwaltli­chen Verschwiegenheitspflicht streng vertraulich behandelt. Er wird den Sachverhalt an den Compliance-Beauftragten nur weitergeben, wenn der Hinweisgeber damit ausdrück­lich ein­verstanden ist. Die Identität des Hin­weis­gebers wird dabei nicht preisgegeben, wenn dieser es nicht wünscht.

7. Auftreten in der Öffentlichkeit Ein Engagement in einer öffentlichen oder gemeinnützigen Einrichtung, in Vereinen oder in öffentlichen Funktionen auf kommunaler oder überregionaler Ebene sowie die Ausübung von Ehrenämtern werden vom Unternehmen grundsätzlich begrüßt, soweit Engagement oder Ehrenamt die Erfüllung arbeitsvertraglicher Pflichten nicht gefährden und mit der Stel­lung im Unternehmen vereinbar sind. Die Übernahme solcher Engage­ments sind mit dem Vorgesetzten oder dem Personalbereich abzustimmen.

Unternehmensrelevante Stellungnahmen von Führungskräften gegenüber der Öffentlichkeit in Interviews, Vorträgen oder Veröffentlichungen müssen hinsichtlich ihres Zeitpunktes, Rahmens und Inhalts mit den Interessen und Zielen des Unternehmens über­einstimmen. Sie sind deshalb in jedem Fall mit der Geschäftsführung und bei Me­dienkontakten zusätzlich mit dem Verantwortlichen für Unternehmenskommunikation abzustimmen.

8. Schutz von betrieblichem Eigentum und Daten, Verschwiegenheitspflichten Jeder Mitarbeiter von CEWE ist verpflichtet, mit Unternehmenseigentum verant­wortlich umzugehen und es vor Verlust, Beschädigungen oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehö­ren neben den zur Nutzung überlassenen Dingen wie PC, Maschinen etc. insbesondere auch die immateriellen Güter wie relevante Daten, Geschäftsgeheimnisse, Patente und Marken. Ohne ausdrückliche Zustimmung des Vorgesetzten dürfen Einrichtungen oder Gegenstände des Unternehmens nicht für private Zwecke genutzt oder aus dem räumlichen Bereich des Unternehmens entfernt werden. Einzelheiten für Laptops, Telefone etc. regelt eine gesonderte Arbeitsanweisung zur IT-Nutzung.

Mitarbeiter müssen über alle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowohl während der Dauer ihres Arbeitsverhältnisses als auch nach dessen Beendigung absolutes Stillschwei­gen bewahren.

9. Insiderregeln Solange Personen, die Insiderinformationen in Bezug auf die CEWE-Gruppe haben, dürfen sie nicht mit börsennotierten Wertpapieren des Unternehmens handeln. Insiderinformationen sind alle nicht öffentlich bekannten Informationen, die geeignet sind, die Entscheidung eines Anlegers zum Kauf, Verkauf oder Halten eines Wertpapieres zu beeinflussen (§§ 13, 14 WpHG).

Die CEWE-Gruppe führt ein Insiderverzeichnis, in welchem alle Personen mit potentiellem Insiderkenntnissen aufgeführt sind.

Insiderinformationen dürfen unbefugt nicht an Personen außerhalb der CEWE-Gruppe weitergegeben werden (z.B. an Journalisten, Finanzanalysten, Kunden, Berater, Familienangehörige oder Freunde). Es ist immer sicherzustellen, dass insiderrelevantes Wissen so unter Verschluss gehalten bzw. abgesichert ist, dass Unbefugte dazu keinen Zugang erhalten können.

10. Handeln nach dem Verhaltenskodex 10.1 Einhalten des Verhaltenskodex und Folgen bei Verstößen

Für die Einhaltung der Regelungen dieses Verhaltenskodex ist jeder einzelne Mitarbeiter in seiner täglichen Arbeit verantwortlich.

Führungskräfte haben die besondere Verpflichtung, bei der Befolgung der Grundsätze mit gutem Beispiel voranzugehen und durch ihr eigenes Verhalten Vorbild für integeres und loy­ales Handeln zu sein. Sie haben insbesondere dafür Sorge zu tragen, dass dieser Verhaltenskodex im geschäftlichen Alltag umgesetzt und mit Leben erfüllt wird.

Wer gegen diesen Verhaltenskodex verstößt, muss ohne Ansehen der Person mit arbeits­rechtlichen Sanktionen bis hin zur Kündigung/Entlassung rechnen. Wird das Unternehmen durch Verstöße geschädigt, so wird es gegen den oder die Verantwortlichen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten Schadensersatzansprüche/Regress geltend machen. Bei dem Verdacht auf Straf­taten wird grundsätzlich Strafanzeige erstattet.

10.2 Ansprechpartner bei Fragen zum Verhaltenskodex

Bei Fragen zum Verhaltenskodex oder Unsicherheiten hinsichtlich des richtigen Verhaltens ist das Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten oder dem nächst höheren Vorgesetzten zu suchen. Sollte dies nicht möglich oder nicht gewollt sein, stehen die Mitarbeiter des Personalbereiches, der Compliance-Beauftragte sowie die Mitglieder des Betriebsrats zur Verfü­gung. Darüber hin­aus kann sich jeder Mitarbeiter, ohne dass ihm Kosten entstehen, auch an unseren Om­budsmann wenden.

Schlussbestimmungen Soweit im Arbeitsvertrag oder in speziellen Richtlinien für bestimmte Personen weiterge­hende Regelungen enthalten sind, behalten diese ihre Gültigkeit. Die Bestimmungen der jeweiligen Arbeitsverträge gelten fort. Einschlägige betriebliche Regelungen sind einzuhal­ten.

Dieser Verhaltenskodex soll auf der Grundlage von Erfahrungen weiterentwickelt und erfor­derlichenfalls verbessert werden. Er ist daher fortlaufend zu überprüfen und zu gegebener Zeit zu überarbeiten.